Erfolgreich im Home Office arbeiten

Aufgrund des Coronavirus arbeiten jetzt mehr Menschen im Homeoffice. Die Arbeit zu Hause ist für viele noch ungewohnt und führt zu neuen Herausforderungen.

Seit einigen Jahren bieten viele Unternehmen ihren Angestellten die Möglichkeit, zumindest gelegentlich im Home Office zu arbeiten. Mitarbeiter schätzen die zeitliche und räumliche Flexibilität, zum Beispiel bei Arztterminen oder zur Kinderbetreuung. Dennoch wird in vielen Unternehmen Home Office bislang meist nur tageweise genutzt und akzeptiert.

Die Autoren arbeiten seit zwei Jahren ausschließlich im Home Office und geben Tipps, wie die Arbeit durch geeignete Methoden und Kommunikationstechniken im Home Office produktiv wird und langfristig motiviert.

Als Vorsichtsmassnahmen zur Verhinderung der Ansteckung und der Ausbreitung des neuartigen Coronavirus arbeiten nun Menschen für mehrere Wochen ausschliesslich im Home Office. Die Situation ist für viele ungewohnt und erfordert neue Methoden des Zusammenarbeitens – und der Entwicklung einer entsprechenden Arbeits- und Vertrauenskultur. Richtig angewendet lässt sich im Home Office sogar eine bessere Kommunikation erreichen als im Grossraumbüro.

Voraussetzungen

Um überhaupt im Home Office arbeiten zu dürfen, lockern viele Unternehmen nun firmeninterne Regeln zur Heim- und Telearbeit. Eventuelle Verbote und Einschränkungen entfallen. Zudem müssen die relevanten Informationen und Unterlagen elektronisch vorliegen und Prozesse digitalisiert sein. Wenn wichtige Unterlagen nur im Aktenordner abgeheftet sind, ist eine dauerhafte Arbeit im Homeoffice nicht effizient möglich. Bisherige Investitionen in Digitalisierung zahlen sich damit nun zusätzlich aus.

Zunächst einmal ist ein geeigneter Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung notwendig. Das muss man sich – im aktuell ohnehin angespannten Wohnungsmarkt – überhaupt erst leisten können. Ein eigenes Arbeitszimmer ist jedoch auf jeden Fall hilfreich, zum einen um Geräusche, zum Beispiel von den Kindern, in der Wohnung zu minimieren, aber auch um eine klare Trennung zwischen Arbeitsumgebung und Freizeit zu schaffen. Das Ziel dabei ist, Ablenkungsquellen so gut wie möglich zu eliminieren. Nach Feierabend lässt sich die Tür zum Büro beziehungsweise zur Arbeit aber auch einfach schliessen – auch mental.

Der Arbeitsplatz muss den ergonomischen Anforderungen gerecht werden – und der Arbeitgeber muss das auch im Home Office gewährleisten. Dazu gehören neben dem möglichst höhenverstellbaren Schreibtisch ein geeigneter Bürostuhl und ein grosser Monitor.

Zur technischen Infrastruktur gehört ein Laptop, von dem aus sich auf alle relevanten Anwendungen und Daten zugreifen lässt, beispielsweise über ein VPN. Für Videokonferenzen ist die Upload-Geschwindigkeit wichtig, die möglichst über 10 MBit/s liegen sollte.

Teamwork im Home Office

Die Gretchenfrage für das Arbeiten im Home Office aber lautet: Wie arbeite ich mit meinen Teamkollegen produktiv zusammen? Der Wechsel zur Remote-Arbeit erfordert ein Umdenken und lässt sich nicht eins zu eins von der bisherigen Arbeitsweise im Büro übertragen. Letztlich gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit: synchron und asynchron. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, und jedes Team muss für sich entscheiden, wie es am besten zusammenarbeiten möchte. Im Folgenden seien beide Varianten mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt.

Ein Team besteht aus Menschen

Egal wie man nun in seinem Team zusammenarbeitet, ob synchron oder asynchron, das Team soll erfolgreich sein. Laut einer Google-Studie zu kritischen Erfolgsfaktoren von erfolgreichen Teams ist der wichtigste Erfolgsfaktor "Psychological Safety". Das bedeutet, dass ein Team einen Raum schaffen muss, in dem sich alle sicher fühlen, Risiken einzugehen, und sich verwundbar geben können, ohne dabei verletzt zu werden. Das gilt natürlich, und insbesondere, auch für verteilte Teams. Das jedoch zu schaffen, ist als verteiltes Team schwieriger, wenn man sich nicht persönlich kennt. Mit regelmäßigen persönlichen Treffen des gesamten Teams, beispielsweise einmal pro Monat oder pro Quartal, lässt sich dem jedoch entgegenwirken.

Aufpassen sollte man dabei jedoch, dass alle im Team die Treffen als wertvoll erachten. Leider sind die typischen Teamevents auf eher actionreiche Tätigkeiten wie Rafting, Paintball oder Ähnliches ausgelegt – der Hintergedanke dabei ist, dass man ja dem Team etwas Tolles und Außergewöhnliches bieten möchte. Dabei wird jedoch leicht vergessen, dass das nicht immer etwas für alle ist. So verfehlt man leicht das eigentliche Ziel, das gesamte Team zu stärkeren. Gemeinsame Treffen, die fokussiert sind auf die gemeinsame Arbeit, eignen sich oft deutlich besser, beispielsweise Retrospektiven, Roadmap-Meetings oder auch Workshops zu neuen Techniken oder Fachlichkeit.

Zudem organisieren Firmen, die stark auf Remote-Arbeit setzen, regelmäßige Vor-Ort-Konferenzen.

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Ein grosses Problem beim Arbeiten von Zuhause aus ist, dass Führungskräfte ihre Teams nicht mehr arbeiten sehen und dadurch Zweifel an deren Produktivität bekommen, egal ob diese Zweifel gerechtfertigt sind oder lediglich aus einem Bauchgefühl heraus stammen. Eigentlich sollten lediglich die erreichten Ergebnisse zählen – in der Realität sieht es bei vielen Firmen jedoch anders aus. Das Problem liegt im Gefühl der entgleitenden Kontrolle.

Ein Mittel dagegen ist, die Führungskraft immer durch regelmässige Einblicke auf dem Laufenden zu halten. Und zwar nicht in einem Daily als Videokonferenz, sondern schriftlich, asynchron und öffentlich. Dabei schreibt jedes Teammitglied am Ende des Tages in einen firmen- oder abteilungsöffentlichen Kanal einen kurzen Bericht über das, was es heute für berichtenswert hält. Das können ein fertig gestelltes Feature, das gestrige Refactoring oder die Beschwerde über ein sinnloses Meeting sein. 

Ein weiteres Mittel, um Vertrauen zu schaffen, ist recht simpel: verlässlich sein. Wenn Führungskräfte das Gefühl haben, ihre Teams halten ihre Versprechungen und Termine zuverlässig ein, dann entsteht auch Freiheit für die Teams.

Fazit

Die Arbeit im Home Office kann, wenn sie richtig angegangen wird, produktiver sein als im Büro, selbst für Teams – jedoch nur mit einem geeigneten Arbeitszimmer, der richtigen Hard- und Software sowie der passenden Arbeitsweise. Belohnt wird man damit, weniger zu pendeln oder etwa mit dem gemeinschaftlichen Abendessen mit dem Partner oder der Familie. Dennoch bleiben Herausforderungen wie kein gemeinsames Mittagessen und fehlender Flurfunk. Letztlich wird es immer eine Abwägungssache des Einzelnen und des Teams bleiben. Aber vielleicht ist jetzt genau die Zeit, das Home Office mit dem ganzen Team auszuprobieren. Und wer weiß, vielleicht läuft das Home Office dem Büro in Zukunft den Rang ab.

(Quelle: heise.de)

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